Compte-rendu de la Commission animations du jeudi 11 avril 2013 à la médiathèque de Suresnes
Présents : Agnès Rassial (Suresnes) et son équipe, Sylvie Solana (Genevilliers), Isabelle Wagner (Ville d’Avray), Isabelle von Gastrow (Boulogne), Anne-Marie Frasson-Cochet (Clamart), Sébastien Cantero (Sceaux), Valérie Maret (Châtillon), Karine Lesongeur (Neuilly), Aurélie Morel (Courbevoie)
Excusés : Catherine Vosgien (Antony), Marie Franchin (Rueil Malmaison), Emmanuelle Murat (Châtenay-Malabry), Marie-Thérèse Allais (Neuilly)
1. Les contrats des prestataires et les modes de rémunération des intervenants
Clamart : plusieurs modèles de contrats :
-cession de droits (pour les spectacles)
-contrat spécifique pour les expositions (avec mention des dates, assurances, liste des œuvres…)
-lectures et conférences (paiement en droit d’auteur ou une via une association)
-Une ligne RH est prévue dans le budget
Suresnes :
Idem
Accueil auteurs :
-Contrat agessa avec Charte des auteurs
-si l’auteur n’est pas à la Charte : contrat d’association
-si l’auteur a un numéro SIRET : établissement d’une convention
Neuilly :
-un document-type pour les associations et des marchés de prestations , validés par les section Jeunesse et le service financier
-un contrat pour les particuliers. Quand celui-ci n’a aucune immatriculation, la convention inclut la phrase suivante : « l’intervenant s’engage à payer des impôts sur les sommes perçues.. ».
-appel également au GUSO (formulaire-type)
-pour les auteurs Jeunesse, selon la Charte des auteurs Jeunesse
Boulogne : les auteurs ne sont pas rémunérés
Courbevoie :
Un contrat de cession de droits pour les associations
Les bibliothèques de Clamart et Suresnes peuvent –sous réserve d’autorisation- transmettre les modèles de contrat à Aurélie, qui redistribuera à qui le souhaite.
Délai : préparer ces documents plusieurs mois à l’avance, car la validation par l’autorité territoriale prend du temps. Il est préférable d’établir un contrat-type pluttôt que de transmettre le modèle proposé par l’intervenant au service juridique, car cela allonge les délais de validation.
Certaines villes exigent aussi une décision municipale plus des contrats, ce qui allonge encore les délais. L’invitation sans rémunération implique normalement une décision municipale.
-Pour les partenariats ne prévoyant pas de rémunération, il est préférable d’établir une convention de partenariat.
2. Le mode de remboursement des frais divers
Comment régler les frais de transport, repas, nuitée…
Solutions :
-Inclure le tout en amont avec le cachet mais pas idéal car l’intervenant paiera des impôts sur ses remboursements de frais. Solution cependant pratiquée par plusieurs bibliothèques car plus simple à mettre en place avec le service finances.
-la régie d’avance, en liquide : bien spécifier type de frais qui peuvent entrer sinon on ne sera pas remboursé. Cinq bibliothèques sur les 8 présentes ce jour ont une régie d’avance.
-La Ville paye directement l’hôtel où va séjourner l’intervenant (Genevilliers)
-Ligne spécifique dans le budget Action culturelle pour l’achat de nourriture et de boisson (Clamart), par bon de commande ou avec un compte de la Ville dans un supermarché
3/Les droits sacem et droits d’auteurs
Conférences : attention à penser à faire signer une autorisation de diffusion par l’intervenant si on souhaite enregistrer/filmer
Droit à l’image : des formulaires sont à faire signer par le public qu’on prend en photo de face, pas en groupe, en particulier les enfants. Certaines villes font parfois signer aux enfants un formulaire d’autorisation pour toutes les activités municipales.
Les bibliothèques peuvent –sous réserve d’autorisation- transmettre les modèles de formulaires à Aurélie, qui redistribuera à qui le souhaite.
4/Journée professionnelle
Elle est prévue pour le printemps 2014 et devrait se tenir à Boulogne, sous réserve de confirmation. L’idée serait de tendre vers une programmation animations adultes et enfants sauf les contes, car pour les contes, la journée professionnelle organisée par Gilles Bizouerne offre déjà une très bonne sélection, objective. Celle-ci devrait avoir lieu en mars 2014 à la Bibliothèque de Suresnes.
-Proposition de déroulement :
De 9h30-12h30 et 20 mn par intervenant. Ce qui permettrait d’accueillir neuf intervenants. Les intervenants viennent gratuitement et proposent des prestations légères, adaptables, qui leur permettent d’intervenir dans des lieux qui ne sont pas forcément des auditoriums ou salles de spectacles.
-Programmation :
Chaque bibliothèque réfléchit à une sélection de un ou deux intervenants à présenter, pour démarrer la programmation lors de la réunion de juin
5/Salon des auteurs : organisation et coût
-Rueil, Boulogne, Levallois, Nanterre organisent des salons du livre.
A Rueil, le salon du livre Jeunesse a un budget de 10 000 euros.
A Boulogne, le salon du livre est pris en charge par un prestataire extérieur.
6/Communication
Dans certaines villes elle est difficile à mettre en place car les délais d’organisation sont trop courts.
A Suresnes les animations sont relayées sur une plaquette trimestrielle du service communication, ce qui impose des délais en termes d’organisation.
Clamart propose un programme semestriel
Délai idéal d’organisation des animations : un an à l’avance (mais ce délai est trop long pour certains intervenants).
Proposition de mise en commun des contacts de maisons d’édition (avec l’accord des contacts en question bien sûr), Aurélie centralise.
7/Présentation du projet jeux vidéo de la médiathèque de Suresnes
Dans le cadre de l’axe numérique, la médiathèque proposera à l’automne un espace jeux vidéo, avec bornes d’arcade pour du « rétro-gaming » (jeux rétro des années 80 et 90).
30 liseuses seront également proposées au prêt.
Des projets d’animation vidéo sont en cours d’élaboration, en collaboration avec le conseil communal des jeunes.
Un tournoi de jeux vidéo est déjà prévu pour l’inauguration de l’espace, le 28 septembre 2013.
8/Prochaine réunion de la commission animations
Le jeudi 13 juin à 9h30, médiathèque de Clamart
A l’ordre du jour notamment :
-La journée professionnelle : programmation
-le prêt d’expositions
-contrats, finances : les processus de chaque ville
-salon des auteurs : quelle organisation, quel budget pour les villes qui en organisent
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